Każde dziecko dobrze wie, że najlepszą pocztą Gmail jest! A jeśli jeszcze tego nie wie, to czas najwyższy, by porzuciło swoje spamiaste skrzynki na wp czy onecie. W opinii redaktorów serwisów technologicznych (i mojej skromnej też), Gmail wygrywa wszystkie rankingi darmowych kont pocztowych, a lista jego zalet wydaje się nie mieć końca: skutecznie odsiewa spam, można łatwo przekierować na niego pocztę z innych kont, ma przydatne etykiety, wbudowany czat, podwójne zabezpieczenia dla bojaźliwych, wygodną aplikację na telefony, estetycznie wygląda i te pe, i te de, tu można by dopisać te wszystkie epitety, którymi wyznawcy Apple’a z namaszczeniem opisują jego produkty. A najlepsze w Gmailu jest to… że może być jeszcze lepszy, jeśli go odpowiednio skonfigurujesz. Służą do tego ukryte w jego czeluściach ustawienia, jak i zewnętrzne aplikacje. Zajrzyj i przekonaj się, jak możesz sobie ułatwić i uprzyjemnić korzystanie z tej poczty.

PORZĄDKI, SYSTEMATYZACJA



 


– Stwórz sobie system wiadomości 

Poświeć chwilę i posegreguj swoje wiadomości tematycznie, nadając im etykietki (opcję znajdziesz w menu Ustawienia, oznaczonej ikoną koła zębatego i zakładce Etykiety). Dostępne są zarówno etykiety systemowe, jak i zdefiniowane przez nas samych. Po nadaniu odpowiedniej etykiety nowemu mailowi trafia on do dostępnego z boku foldera, a każda kolejna wiadomość od danego kontaktu jest już od razu opatrzona wybranym słowem i kolorem, dzięki czemu wiem, na co np. muszę odpisać w pierwszej kolejności. Mój system grupowania maili nie jest jakiś skomplikowany, ale możliwości do wykorzystania w tym temacie jest znacznie więcej – polecam sprawdzić.

– Włącz powiadomienia na pulpicie

Jeśli czekasz na ważnego maila, a jednocześnie chcesz robić coś innego, niż tylko patrzeć na skrzynkę, włącz sobie powiadomienia na pulpicie, które wyskakują po prawej stronie paska zadań i zawierają nadawcę i temat wiadomości. Opcję włączasz przez Ustawienia, w zakładce Ogólne i znajdującej się na dole sekcji Powiadomienia na pulpicie. 

– Liczba nowych wiadomości przy favikonie 

Dzięki tej opcji mając kilka otwartych okienek w przeglądarce na bieżąco podglądasz ile masz nieprzeczytanych wiadomości. Zainstalujesz ją przechodząc do Ustawień i zakładki Laboratorium a w niej włączając opcję Ikona nieprzeczytanej wiadomości.

– Odepchaj skrzynkę 

Pojemność konta na Gmailu jest ogromna i cały czas rośnie, ale może się zdarzyć, że przy intensywnym korzystaniu zbliżymy się do jej limitów. Aby tego uniknąć, warto zajrzeć na FindBigMail.com. W FindBigMail podajemy hasło do naszej poczty, a serwis sortuje wiadomości według wielkości – dzięki temu możemy pozbyć się największych kobył, które pewnie nie są już nam potrzebne.

 

– Skuteczniejsze wyszukiwanie archiwalnych wiadomości

Przepastne archiwum Gmaila pozwala praktycznie nie kasować starych wiadomości (jeśli jesteśmy tacy sentymentalni), ale czasem odszukanie konkretnego maila sprzed roku staje się wyzwaniem. Żeby radzić sobie  z tym lepiej, możemy wpisywać dodatkowe wyrazy i symbole do wyszukiwanych słów kluczowych, np. from:kroliczekdoswiadczalny subject:blog has:attachment – dzięki temu wyświetli Ci wszystkie maile od Króliczka Doświadczalnego, na temat bloga, zawierające załącznik. :) Pełna lista znaczników wyszukiwania zaawansowanego znajduje się pod adresem: support.google.com/mail/answer/7190

PRODUKTYWNOŚĆ

– Nie zapomnij o zleconym zadaniu, przypomnij o odpowiedzi


Czasami dostajemy maila z zadaniem, prośbą czy planem do wykonania dopiero za jakiś czas, np. za tydzień czy miesiąc. Żeby nie zgubić takiego maila gdzieś na końcu listy, czy w archiwum, możemy posłużyć się narzędziem  Boomeranggmail.com. Dzięki niemu w wybranym przez nas terminie ważny mail wraca na szczyt listy wiadomości. Inne opcje dostępne w Boomeranggmail to opóźnienie wysyłki napisanego maila (możesz wybrać dowolną godzinę i dzień, w którym to nastąpi), przypomnienie o braku odpowiedzi na naszego maila, albo sprawdzenie, czy został on otwarty i czy kliknięto w zamieszczone w nim linki. Darmowa wersja Boomeranga pozwala na sprawdzenie 10 wybranych wiadomości miesięcznie, inne typy konta, z brakiem limitów wiadomości kosztują od 5$ miesięcznie.

– Przyspiesz pracę skrótami klawiszowymi

Mało kto wie, że Gmail można przyspieszyć używając skrótów klawiszowych. Zamiast szukać myszą pola wyślij, wystarczy wybrać na klawiaturze R, zamiast klikać na odpisz, wystarczy wcisnąć C. Lista wszystkich skrótów wyświetli się gdy wybierzecie Shift + ?.

– Zmień maile w listę zadań i nadaj im priorytet


Taskforceapp.com
 to przydatna aplikacja, która pozwala przekształcić maile w zadania i tworzyć z tych zadań listy. Dobra organizacja i oszczędność czasu w jednym.

– Zagraj w inbox zero

 

Swego czasu blogerzy lansowali modę na dążenie do inbox zero, czyli odpowiadania na wszystkie maile, tak aby nic nie zostawało w skrzynce pocztowej. Nie zawsze jest to proste zadanie, ale pomaga… grywalizacja. Wykorzystuje ją m.in. usługa Emailga.me (tak, me to w tym wypadku domena i jest to pełen adres). Dzięki niej na uporządkowanie poczty mamy określony czas i w ciągu sekund musimy podejmować decyzje co do nowych maili – czy odpisujemy, kasujemy, czy archiwizujemy. Jeśli odpisujemy, mamy na to tylko 3 minuty. Za każde działanie otrzymujemy punkty i zbieramy bonusy, a  całość dzieje się w zewnętrznym serwisie , który łączy się z naszą pocztą.

– Skup się tylko na ważnych mailach 

Nie każdy mail jest ważny i wart poświęconej uwagi. Dzięki aplikacji na telefony AwayFind.com nie trzeba śledzić wszystkiego, co przychodzi nam na skrzynkę. Możemy skonfigurować usługę tak, by powiadamiała nas tylko o wybranych, najważniejszych typach wiadomości. Przydaje się na wakacjach. W wersji podstawowej – darmowa.

– Ustawianie automatycznych odpowiedzi o nieobecności

 

Wyjeżdżasz na wakacje, masz urlop od pracy, bloga? Możesz ustawić automatyczną odpowiedź na przychodzące e-maile, w której będziesz informować o swojej nieobecności lub terminie powrotu i przewidywanej odpowiedzi. Szukaj tej opcji w Ustawieniach, przewiń na dół do pola Wiadomość o nieobecności. Możesz ustawić, by taką wiadomość otrzymali wszyscy albo tylko wybrane osoby.

 

BEZPIECZEŃSTWO, WALKA ZE SPAMEM



– Weryfikacja dwuetapowa przy logowaniu

 

Pod adresem myaccount.google.com/security znajduje się możliwość włączenia weryfikacji dwuetapowej podczas logowania na swoje konto. Dzięki temu całe Twoje konto Google (czyli poczta, ale np. i blog, jeśli masz go na Blogspocie), jest strzeżone przez hasło, jak zazwyczaj, ale i przez kod, który dostaniesz na telefon lub przez specjalną aplikację.

– Skończ z niechcianymi newsletterami

 

Jeśli nie ogarniasz już ilości przychodzących newsletterów i powiadomień z różnych serwisów, zamiast szukać w każdym z nich opcji „unsubscribe„,  skorzystaj z Unroll.me (tak, to już cały adres). Dzięki temu łatwo można zarządzać wszystkimi subskrypcjami i np. ustawić by wszystkie powiadomienia przychodziły w jednym, łącznym mailu, raz dziennie.

– Wyśledź nadawcę maila

 

Nadawca maila, którego otrzymałeś nie wygląda znajomo, ale pisze jakbyście znali się od dawna? Skorzystaj z Rapportive.com, które wyśledzi nadawcę w serwisach społecznościowych i wszelkich bazach danych, udostępniając Ci z boku maila cały zbiór informacji na jego temat.

 

– Anuluj wysyłanie wiadomości

 

Ile razy zdarzyło Ci się, że kliknąłeś ‚wyślij’ zbyt wcześnie, kiedy mail zawierał błąd, nie zdążyłeś dołączyć załącznika, albo wpisałeś nie tego co trzeba odbiorcę? W Gmailu jest na szczęście opcja ‚cofnij wysyłanie‚ z możliwością ustawienia czasu, przez jaki wyświetla się ona nad wysyłaną wiadomością.  Znajdziesz ją w pierwszej zakładce Ustawień. Naprawdę warto to włączyć, nie zliczę przypadków, w których uratowało mi to życie.

…I INNE

 

– Stwórz sobie podpis graficzny

Choć niektórzy twierdzą, że graficzna sygnatura pod każdym mailem to oznaka braku gustu, czy wręcz postępek wbrew netykiecie, to jednak sporo osób nadal traktuje to za świetny sposób na dodanie profesjonalnego sznytu swoim wiadomościom. Jeśli też do nich należysz, oprócz standardowych słów: „Pozdrawiam, Imię Nazwisko, Adres Strony”, w podpisie Gmaila możesz dodać np. logo bloga albo swoje zdjęcie. Wystarczy kliknąć na Ustawienia i dokonać edycji w sekcji Podpis, znajdującej się w pierwszej zakładce. Wpisz tam dowolny tekst, formatując go przyciskami z ramki i dodaj zdjęcie/logo korzystając z ikonki Wstaw obraz. Możesz go też podlinkować. W Laboratorium Gmaila (Ustawienia > Laboratorium) znajduje się też opcja Odpowiedzi bazujące na szablonach, dzięki której można ustawiać różne podpisy dla różnych adresatów.

– Sprawdź pisownię

Kto nie dostał/wysłał nigdy maila z błędami ortograficznymi, ręka w górę! Tymczasem w Gmailu podczas tworzenia nowej wiadomości wystarczy kliknąć na ikonę strzałki w dolnym prawym rogu i wybrać sprawdź pisownię. Polecam zwłaszcza przed wysłaniem ważnego maila (a przy wysyłaniu CV i maili dotyczących współpracy KONIECZNIE!).

– Dołączaj duuuże pliki – nawet do…. 10 GB

 

Jeśli myślisz, że w załączniku do maila nie da się wysłać całego filmu… to się mylisz. Standardowo załączniki mogą ważyć do 25 MB, ale jeśli najpierw wgrasz je na Dysk Google, możesz zwiększyć ich rozmiar nawet do 10 GB. Później, podczas pisania maila kliknij po prostu ikonkę Wstaw pliki za pomocą Dysku.

A może Ty znasz jeszcze jakieś ciekawe funkcje i dodatki do Gmaila?
Daj znać!

Źródła informacji i inspiracji: 
support.google.com/mail
artykuly.softonic.pl
antyweb.pl